Foi pensando nisso que desenvolvemos este rápido guia com informações que vão da lista de convidados ao pós-evento. Saiba, neste artigo, como organizar um evento de sucesso para sua empresa, que impressionará clientes, parceiros, colaboradores e gestores!

O primeiro-passo: objetivo e lista de convidados

Tudo começa com o objetivo do evento e, após isso, a lista de convidados. Organizar um evento é uma ótima estratégia de marketing para uma empresa, esteja ela voltada para colaboradores ou para demais públicos envolvidos, como fornecedores e clientes.

Mas para cada objetivo há uma especificidade. Se você quer estreitar o relacionamento com os stakeholders, uma festa ligeiramente mais formal e que apresente a empresa pode ser uma opção. Se a necessidade é criar um clima de interação interno, é interessante pensar em uma festa mais descontraída, de preferência fora do ambiente de trabalho.

Pesquise sobre as diversas formas de estruturar um evento. Para os corporativos, inúmeras opções existem, como as visitas guiadas, convenções, congressos, debates e oficinas, além das tradicionais festas.

Definido o objetivo, faça uma relação de convidados por ordem de importância da presença (caso ela exista). Isso facilitará corte de pessoas, caso o orçamento diminua, por exemplo. Uma lista é um fundamental para a definição de todos os outros itens que diremos a seguir.

Definindo um checklist

Antes de começar a pensar em convite, bebidas e comidas, elabore uma checklist. Ela irá lhe auxiliar em todas essas tarefas, fazendo com que detalhes do planejamento sejam lembrados.

Existem alguns aplicativos que facilitam a vida dos organizadores, como o Pro Party Planner, um auxiliar completo para eventos de todos os portes. Outros, não voltados para eventos, mas que permitem criar boas listas de checagem, como o Trello e o Evernote, também são úteis.

Caso prefira a maneira tradicional, montamos para você a checklist ideal para dimensionar seu evento com segurança:

1. Definir data, horário e local de realização

Já com a lista de convidados e o orçamento em mãos, o primeiro passo é definir a data e horário e, em seguida, buscar um local para a realização do evento. É importante que isso seja feito com antecedência, para que não haja o risco de não haver espaços adequados na cidade. Além disso, pense na proximidade com hotéis e aeroportos, caso a festa possua muitos convidados de fora da cidade ou estado.

2. Fazer a lista de palestrantes ou atrações

Faça uma lista de atrações que contemple tanto aqueles que realizarão palestras e conduziram rodas de conversas quanto os que animarão a confraternização, como músicos. Em seguida, entre em contato com cada um para verificar sua disponibilidade. Tendo isso, você já pode formar a grade de programações do dia.

3. Organizar a forma de divulgação do evento

Principalmente se seu evento é voltado para o público externo e precisa de inscrições, a divulgação é a forma de garantir que ele atinja as pessoas interessadas e o objetivo proposto. Veja em quais canais o evento pode ser anunciado, como rádio, jornais, vídeos no Youtube e anúncios online.

4. Definir o cardápio e kits a serem distribuídos

Dependendo do objetivo do evento, será necessário montar um menu do dia com café da manhã, almoço ou jantar. Outras, por outro lado, pedem um cardápio mais descontraído com petiscos e bebidinhas à disposição do convidado na festa. Avalie qual das opções é a mais barata e condizente com o evento que está oferecendo. Não esqueça que, em palestras e conferências, é importante oferecer um kit aos inscritos com objetos para tomar notas.

5. Definir os fornecedores e profissionais de apoio

Você já tem uma lista de tudo aquilo que irá precisar (comida, canetas, classificadores, bebidas..), precisa, agora, correr atrás dos fornecedores. Faça um orçamento com, no mínimo três deles, e compare qualidade e preço oferecidos. Além disso, não esqueça de cotar o serviço dos profissionais de apoio como seguranças, garçons e recepcionistas.

6. Enviar convites e fazer confirmação de presença

A forma de envio dos convites deve ser eficiente e garantir o recebimento do convidado. Para colaboradores, o ideal é um e-mail com um convite direto e a fixação de cartazes nos murais da empresa. O correio eletrônico também pode ser uma boa opção para outros convidados, desde que haja garantia de que os dados estão atualizados. Em último caso, envie o convite pelo correio. Apenas não esqueça de solicitar confirmação no texto do convite.

7. Reservar hospedagens

Para aqueles eventos que têm palestrantes e convidados especiais de fora da cidade, avalie a necessidade de arcar os custos de hospedagem e passagem do viajante. Nesse caso, a reserva em hotéis e compra de passagens deve ser feita com antecedência.

O pós-evento

Se tudo deu certo com a checklist, o seu evento provavelmente foi um sucesso. Mas não esqueça de verificar quais foram as impressões dos seus convidados, isso indicará se o objetivo da festa foi ou não alcançado. Isso pode ser feito por meio de caixinha de sugestões no próprio dia de festa ou pequenos questionários oferecidos nos dias seguintes à confraternização.

Alguns mimos como um e-mail de agradecimento ou o envio de brindes farão os participantes terem uma impressão ainda melhor da sua empresa e do evento que ela ofereceu.

As dicas deste artigo são todas adaptáveis. Algumas delas mais coerentes com eventos de grande porte, outras são bem aplicadas àquelas comemorações de final de ano que toda empresa tem. O importante é que o evento seja bem planejado e revele cuidado e atenção com todos os envolvidos.

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